Opprettelse av et statuttstyre

[tirilsys]

Forslag om å opprette et statuttstyre

av @ingebjorgtorresen og @tirilsys

---

Bakgrunn

Ved sekundær generalforsamling 2022 skulle det velges tre nye medlemmer til Fondsstyret. I forkant av dagen ble det oppdaget at stillingen med kravet om tidligere økonomiansvarlig fra Hovedstyret ville bli tilnærmet umulig å fylle dersom vervet skulle skje frivillig. Etter diskusjon med Fondsstyret ble det konkludert at det var et unødvendig spesifikt krav, og Hovedstyret ønsket å fjerne kravet. Saken "Forslag om å fjerne tidligere Abakus-økonomiansvarlig som krav til Fondsstyret" ble stemt gjennom på generalforsamlingen.

Likevel måtte det skje et valg også denne generalforsamlingen, og det ble derfor diskutert hvordan dette skulle løses på best mulig måte. Vi endte med løsningen om å bryte daværende statutter §8.3.5, §8.3.6 og §9.4.3 [1] [2] for å innføre den gjennomstemte saken og fortsette generalforsamlingen på vanlig vis. I samråd med Organisasjonskollegiet ble følgende alternativer også diskutert, med forklaring på hvorfor det ikke ble valgt av Abakus-leder Carl Axel i parentes:

1. Avholde ekstraordinær generalforsamling innen to uker. (Dette fører faktisk også til statuttbrudd grunnet feil i våre egne statutter)
2. Heve generalforsamlingen etter sak 7 (som var nettopp "Forslag om å fjerne tidligere Abakus-økonomiansvarlig som krav til Fondsstyret") og deretter gjennomføre ekstraordinær generalforsamling med en gang (samme brudd som over pluss utrolig upraktisk)
3. Gjennomføre generalforsamlingen og bryte statutten om kravet om økans ettersom statutten ville endres rett etter generalforsamlingen (førte til like mange brudd og var etter vår mening styggere enn å innføre endringen med en gang)
4. Påstå at det ikke er brudd ettersom personen som tok komiteleder-stillingen ville tre inn i stillingen i det statuttendringen begynte å gjelde (Dette føltes kun som å snike seg rundt reglene og selve valget ville være ugyldig.)

Det at vi måtte bryte tre statutter for å få gjennom en slik sak var det mye uenigheter rundt, og det ble diskutert om vi i det hele tatt kan kalle sekundær generalforsamling 2022 for gyldig. Dette er altså grunnen til at vi nå ønsker en oppvask.

---

Problemer

• Vi har en regel for hvordan man bryter en regel, som i seg selv er feil (§ 8.3.6). I tillegg kan denne regelen være vanskelig å etterfølge når man først bryter en statutt.
• Dersom vi skulle avholdt ekstraordinær generalforsamling for gyldig valg måtte dette vært senest to uker etter sekundær generalforsamling (jmfr. § 8.4.2). Dette fører til brudd av §8.1.4, som sier at enhver generalforsamling skal bekjentgjøres minst 1 måned i forveien.
• Hvert år blir nye HS kjent med statuttene, og det tar for lang tid før man blir godt kjent med hvordan ting henger sammen. Med full utskiftning hvert år er det vanskelig å videreføre oversikten fra HS til HS.

Diskusjonspunker

1. Har Abakus for innviklede statutter? Trenger vi å starte helt fra scratch, eller er det kun enkelte statutter som må endres?
2. Trenger vi et eget styre som har noenlunde fullstendig kontroll på statuttene, som kan hjelpe HS i beslutninger, forberedelser og oppklaringer under arrangementer som generalforsamling?

---

[1] - Abakus' statutter i forkant av Sekundær generalforsamling, PDF
[2] - Abakus' statutter i forkant av Sekundær generalforsamling, GitHub

[LudvigHz]

Først og fremst masse ros for å ta opp saken! 🙌 Dette er en vanskelig greie og man går skikkelig "meta" inn i mye forskjellig her.

Vi har en regel for hvordan man bryter en regel, som i seg selv er feil (§ 8.3.6). I tillegg kan denne regelen være vanskelig å etterfølge når man først bryter en statutt.

Kan dere utdype her? (ser at det står feil i 8.4.5, som refererer til 8.3.6 istedenfor 8.4.6, Burde være ganske greit å fikse :)) Hva et det som gjør denne feil (utenom den skrivefeilen som nevnt)?
Jeg skjønner at det kan være vanskelig å etterfølge akkurat i denne situasjonen. Men i andre situasjoner mener jeg at denne statutten er ganske overkommelig og gir mening. Ja det er "rart" å ha en regel for hvordan vi bryter en regel men av og til er det nødvendig slik at vi slipper å måtte stemme gjennom en endring som vi ønsker å ta i bruk i samme forsamling (les. saker som omgår gangen av valg).

Dersom vi skulle avholdt ekstraordinær generalforsamling for gyldig valg måtte dette vært senest to uker etter sekundær generalforsamling (jmfr. § 8.4.2). Dette fører til brudd av §8.1.4, som sier at enhver generalforsamling skal bekjentgjøres minst 1 måned i forveien.

Dette er forsåvidt sant, men jeg tror at man begynner med skikkelig flisespikeri her. Det er ganske åpenbart hva som er bakgrunnen og målet bak både 8.4.2 og 8.1.4, og jeg mener at man ikke trenger å tolke alt så strengt som overhode mulig og si at det er en brudd på statuttene. På dettet punktet så blir dette litt som å lete etter problemer etter min mening.
Derimot er jeg enig i at det er litt komplisert akkurat her og er veldig åpen for å omskrive eks. 8.1.4 eller 8.4.2 til å passe mer sammen, men jeg ser det ikke som nødvendig.

Hvert år blir nye HS kjent med statuttene, og det tar for lang tid før man blir godt kjent med hvordan ting henger sammen. Med full utskiftning hvert år er det vanskelig å videreføre oversikten fra HS til HS.

Dette er veldig sant, og det er vanskelig å sette seg inn i alt og ha alt på det rette når man skal gjøre mye annet samtidig, men jeg tror det finnes bedre løsninger her enn å sette ned et eget styre bare for å se på statutter i Abakus. Jeg kommer mer inn på dette lenger ned.

---

Så litt av mine meninger om denne saken:

Det første jeg vil si er at vi er en studentforening og vi trenger ikke å ta oss selv så høytidelig. Ja du kan alltids finne smutthull i statutter om du leter godt nok og gjør en innsats for å gjøre Abakus vondt. Heldigvis tror jeg ikke at det er noen i Abakus som er så ondsinnede at de vil utnytte slike smuthull i våre statutter for å skade oss, være det seg å kreve en ugyldig generalforsamling, kuppe HS eller annet :)
Ja det hadde vært supert om alt hadde vært plettfritt og enkelt å skjønne, men statuttene er der som en overordnet beskyttelse for hvordan foreningen skal styres og sikre at den driftes trygt, og per nå mener jeg at det formålet har blitt overholdt.

Jeg vil også si litt om det dere sier om kjennskap til statuttene og det at det er vanskelig for HS å sette seg inn i ting hvert år. Dette er helt sant. Men jeg tror at dere/HS kanskje har glemt litt alle de fantastiske resurssene vi har i foreningen. Det er absolutt ikke meningen at HS skal måtte gjøre alt selv, og skal ha full kontroll på alle statutter, regler og normer, og det er ikke slik at alle forventer det heller. Det er flust av medlemmer i foreningen som ønsker å hjelpe og/eller som har kunnskap og mulighet til å bistå med både rådgivning om noen(HS eller andre) lurer på noe. For å nevne noen så er har vi Alumni (spesielt da Orden), eldre studenter og engasjerte medlemmer. For å sette det på spissen så var casen med Fondstyret kjent relativt god tid i forkant, og det var flere medlemmer som kunne hjulpet med å huke tak i dette tidligere slik at vi kunne ungått issuene på sekundær generalforsamling (kommer tilbake til dette).
Jeg vil gi en oppfordring til nåværende og fremtidige HS til å huske at de ikke er alene og at det er lov å spørre om hjelp. Det gjeler også skriving av sakspapirer, håndtering av saker og mer. Det må ikke være et eget styre for dette, bare engasjerte medlemmer, og det er jeg helt sikker på at vi har nok av! :)

(Sidetracker litt her men jeg tror dette er en viktig årsak til problemet jeg nevner over) Noe av det jeg tror kan være til stor hjelp og som jeg vil nevne kjapt er at mye kan løses om saker blir tatt litt mer åpent i organisasjonen. Jeg vet selv at nettopp casen med økonomisansvarlig ble nevnt flere uker i forkant av generalforsamlingen, men det ble ikke skikkelig tatt tak i før etter sakspapirene ble publisert. Her kunne problemene i Abakus blitt tatt opp litt mer åpent. Generalforsamlingen gjeler alle Abakus' medlemmer, og det er ingen grunn til å diskutere ting bak lukkede dører. Jeg sier ikke at all diskusjon må åpnes for offentligheten med en gang, men det kan lønne seg å hvertfall jobbe litt mer åpent innad i organisasjonen også. Da er det lettere for andre enn HS å ta tak i probemer og hjelp til :)

Litt om akkurat sekundær generalforsamling

Warning
DISCLAIMER: Jeg tok selv opp problematikken rundt valget og forslaget om å overstyre statutten til HS, og stilte selv til valget med gyldighet i nevnte overstyring.

Det var mye diskusjon og surr rundt akkurat denne saken og det var mye problematikk rundt akkurat dette. Slik det ble gjort så mener jeg at for å best etterfølge statuttene så skulle vi hatt en ekstraordinær generalforsamling, men alle er enige i at det ga mer mening å ta valget der og da. Her mener jeg at statutt 8.5.2 er veldig riktig og viktig for å sikre Abakus sine midler og forsvarlig drift. MEN, det var mye som gikk feil i denne saken, som kunne vært unngått ganske greit, spesielt med å være tidligere ute (jeg tar selv ansvar der også), både med å ta opp problemstillingen, være tidligere ute med saksparirer (bare et forslag/draft hadde vært gull). Det ble litt stygt håndtert, men sånn er det av og til. Man må ikke refactorere hele statuttene fordi det går litt galt en gang i blant.
I bunn og grunn så ble saken forsvarlig løst, og Abakus sin fremtid er sikker. Det går ikke alltid gå på skinner, men det går fint. Vi dealer med det og kommer oss greit ut av saken, selv om det ble litt brudd i statutter og skittent løst. Jeg syntes HS var flinke med å løse saken, men jeg skjønner at det er ekkelt for dem når det er de som står som ansvarlig for driften, og må forsvare at vi brøyt to(tre) statutter. Bare husk at alle (forhåpentligvis) gikk ut av generalforsamlingen med et smil 🙂

Forsøk på konklusjon

Det ble litt "rant" format på dette, men jeg håper folk henger med 😅. For å svare på spørsmålene litt mer konkret:

1. Har Abakus for innviklede statutter? Trenger vi å starte helt fra scratch, eller er det kun enkelte statutter som må endres?

Ja! Vi har innviklede statutter. Trenger vi å starte fra scratch? NEI, det tror jeg blir en alt for stor jobb og vil annulere mange mange års arbeid. Er det rom for å komme med forslag til å endre statutter for å rette opp i enkeltsaker, absolutt!

2. Trenger vi et eget styre som har noenlunde fullstendig kontroll på statuttene, som kan hjelpe HS i beslutninger, forberedelser og oppklaringer under arrangementer som generalforsamling?

Nei. Det er enormt mange ressurspersoner i Abakus, bruk dem! Det gjelder på alle punkter nevnt. Mer åpenhet er jeg helt sikker på at strekker langt også!

[tirilsys]

Utrolig mange gode innspill her, tusen takk for engasjement! 🤩 Svarer med mine personlige tanker, og ønsker å presisere at dette kommer fra meg og ikke via HS/Ledelsen.

Kan dere utdype her? (ser at det står feil i 8.4.5, som refererer til 8.3.6 istedenfor 8.4.6, Burde være ganske greit å fikse :)) Hva et det som gjør denne feil (utenom den skrivefeilen som nevnt)? Jeg skjønner at det kan være vanskelig å etterfølge akkurat i denne situasjonen. Men i andre situasjoner mener jeg at denne statutten er ganske overkommelig og gir mening. Ja det er "rart" å ha en regel for hvordan vi bryter en regel men av og til er det nødvendig slik at vi slipper å måtte stemme gjennom en endring som vi ønsker å ta i bruk i samme forsamling (les. saker som omgår gangen av valg).

Feilen du nevner er allerede notert som redaksjonell endring, men bra du er oppmerksom! Videre viser alle statutter nevnt i innlegget til slik det var før sekundær generalforsamling, så for å slippe forvirring forholder jeg meg til samme henvisning. Disse statuttene kan finnes i [1] og [2].

Etter en kjapp research ser jeg at vi er ganske sære på denne delen av statuttene. Av organisasjoner jeg har sett på som utgangspunkt er det ingen som har liknende statutter/vedtekter som beskriver hvordan man skal bryte dem. Se for eksempel Brønnøysundregistrene sin mal eller Frivillighet Norge sitt eksempel. Det er riktig at det ikke er direkte feil, men det gir ikke helt mening.

Det er ganske åpenbart hva som er bakgrunnen og målet bak både 8.4.2 og 8.1.4, og jeg mener at man ikke trenger å tolke alt så strengt som overhode mulig og si at det er en brudd på statuttene. På dettet punktet så blir dette litt som å lete etter problemer etter min mening. Derimot er jeg enig i at det er litt komplisert akkurat her og er veldig åpen for å omskrive eks. 8.1.4 eller 8.4.2 til å passe mer sammen, men jeg ser det ikke som nødvendig.

Det første jeg vil si er at vi er en studentforening og vi trenger ikke å ta oss selv så høytidelig. Ja du kan alltids finne smutthull i statutter om du leter godt nok og gjør en innsats for å gjøre Abakus vondt. Heldigvis tror jeg ikke at det er noen i Abakus som er så ondsinnede at de vil utnytte slike smuthull i våre statutter for å skade oss, være det seg å kreve en ugyldig generalforsamling, kuppe HS eller annet :) Ja det hadde vært supert om alt hadde vært plettfritt og enkelt å skjønne, men statuttene er der som en overordnet beskyttelse for hvordan foreningen skal styres og sikre at den driftes trygt, og per nå mener jeg at det formålet har blitt overholdt.

Jeg samlet disse to kommentarene, da jeg føler det hører litt sammen. Jeg er helt enig i poenget ditt i siste del her, men det er nettopp derfor jeg mener vi burde endre statuttene. Jeg mener at statuttene våre blir for nøyaktig og har blitt revidert for mange ganger på et for lavt nivå, uten å se på helheten av alt. Øverste del er nettopp et eksempel på dette. Vi burde ha statutter som bestemmer enhetens virksomhet, slik det er beskrevet så fint av SNL . Andre styringer, føringer og kjøreregler burde holdes utenfor dette.

Jeg vil også si litt om det dere sier om kjennskap til statuttene og det at det er vanskelig for HS å sette seg inn i ting hvert år. Dette er helt sant. Men jeg tror at dere/HS kanskje har glemt litt alle de fantastiske resurssene vi har i foreningen. Det er absolutt ikke meningen at HS skal måtte gjøre alt selv, og skal ha full kontroll på alle statutter, regler og normer, og det er ikke slik at alle forventer det heller.

Jeg må dessverre si meg uenig her, da jeg har inntrykket av at veldig mange forventer at HS har over gjennomsnittet kontroll på statuttene. Det er mulig at inntrykket mitt er feil, og jeg er helt enig i at det ikke burde forventes.

Det er flust av medlemmer i foreningen som ønsker å hjelpe og/eller som har kunnskap og mulighet til å bistå med både rådgivning om noen(HS eller andre) lurer på noe. For å nevne noen så er har vi Alumni (spesielt da Orden), eldre studenter og engasjerte medlemmer. For å sette det på spissen så var casen med Fondstyret kjent relativt god tid i forkant, og det var flere medlemmer som kunne hjulpet med å huke tak i dette tidligere slik at vi kunne ungått issuene på sekundær generalforsamling (kommer tilbake til dette). Jeg vil gi en oppfordring til nåværende og fremtidige HS til å huske at de ikke er alene og at det er lov å spørre om hjelp. Det gjeler også skriving av sakspapirer, håndtering av saker og mer. Det må ikke være et eget styre for dette, bare engasjerte medlemmer, og det er jeg helt sikker på at vi har nok av! :)

(Sidetracker litt her men jeg tror dette er en viktig årsak til problemet jeg nevner over) Noe av det jeg tror kan være til stor hjelp og som jeg vil nevne kjapt er at mye kan løses om saker blir tatt litt mer åpent i organisasjonen. Jeg vet selv at nettopp casen med økonomisansvarlig ble nevnt flere uker i forkant av generalforsamlingen, men det ble ikke skikkelig tatt tak i før etter sakspapirene ble publisert. Her kunne problemene i Abakus blitt tatt opp litt mer åpent. Generalforsamlingen gjeler alle Abakus' medlemmer, og det er ingen grunn til å diskutere ting bak lukkede dører. Jeg sier ikke at all diskusjon må åpnes for offentligheten med en gang, men det kan lønne seg å hvertfall jobbe litt mer åpent innad i organisasjonen også. Da er det lettere for andre enn HS å ta tak i probemer og hjelp til :)

Det du nevner med medlemmer som kan bidra er jeg absolutt enig i! Det er jo her Abakus er så fantastisk, og det er helt nydelig å se at det er mye engasjement både på kryss og tvers i foreningen. Likevel har vi sett at det ikke blir tilstrekkelig. Jeg tror problemet her kan ligge i at HS har mye å gjøre rundt genfors, og kan få tunnelsyn. Da er det vanskelig å få innspill og hjelp fra andre, spesielt når det ikke er definerte oppgaver for det. Dersom det er en spesifikk gjeng som kan ta denne delen blir det lettere. En løsning er jo å bli flinkere til å involvere mer på detaljnivå, i god tid før genfors. Et spesifikt styre er altså absolutt ikke eneste vei å gå, men jeg tror at noe av prosessen må endres fra slik det er i dag.

Når det gjelder den spesifikke "Fondsstyret/ økans-saken" fra sekundær genfors, så var det vanskelig å ta tak i saken. Her er det nok andre som kan fylle inn bedre, men jeg skriver min oppfatning. Vi visste ikke med 100% sikkerhet at det ikke var noen som ville fylle stillingen, og ønsket ikke å legge føringer dersom noen som fylte kriteriene ville stille likevel. Derfor startet prosessen med å snakke med aktuelle kandidater, og avdekke om det faktisk var nødvendig å bryte statutten. Det var altså en balansegang mellom åpenhet som du nevner, og det å ikke tråkke eventuelle kandidater på tærne.

[LudvigHz]

Etter en kjapp research ser jeg at vi er ganske sære på denne delen av statuttene. Av organisasjoner jeg har sett på som utgangspunkt er det ingen som har liknende statutter/vedtekter som beskriver hvordan man skal bryte dem. Se for eksempel Brønnøysundregistrene sin mal eller Frivillighet Norge sitt eksempel. Det er riktig at det ikke er direkte feil, men det gir ikke helt mening.

Jeg er enig her, det er rart og kan kan virke mot sin hensikt. Jeg tror dette er en konsekvens av nettopp at statuttene våre er såpass spesifikke og dekker så mye, litt som Esso skriver at det er mye som kunne vært flyttet til andre steder (wiki, forretningsorden, etc) slik at vi slipper å ha denne.

Jeg lette litt i gamle referater for å få litt mer informasjon om bakgrunnen til denne. Og det er litt som vi ser at det i blant ble til at statuttene våre rett og slett er for begrensende (denne statutten har blitt brukt ved hvertfall 2 anledninger de siste 4 årene såvidt jeg husker (som er relativt mye)). Det viser absolutt at det kan være behov for å renske opp i litt ting. Mye av problemet her ligger jo også i at det blir som å nøste opp i en ganske innviklet sett med regler :/ (men jeg tror det skal gå dersom man fjerner begrensningene som førte til at denne statutten først ble opprettet)

Utdrag fra referat fra generalforsamling 2015:

Om generalforsamlingen får lov til å overstyre statuttene har jevnlig blitt tatt opp. Hovedstyret føler
behovet for å stadfeste reglene for dette. Samtidig ser vi nytten av at det skal være mulig i noen
sammenhenger, f.eks. ved nestledervalget der to kandidater hadde vært komitémedlem i to dager for
lite.
Et viktig argument for å ikke la generalforsamlingen overstyre statutter på stedet er at alle skal vite
hva som taes opp og besluttes ved generalforsamlingen. Hovedstyret ønsker derfor at det skal
informeres om slike overstyringer på forhånd.

På en annen side så tror jeg også at vi ikke må forholde oss til hva alle andre gjør så lenge det gir mening for oss i Abakus. (ref. at "ingen andre gjør det slik")

---

Vi burde ha statutter som bestemmer enhetens virksomhet, slik det er beskrevet så fint av SNL . Andre styringer, føringer og kjøreregler burde holdes utenfor dette.

Helt enig! Det kom kanskje ikke så tydelig frem fra "ranten" men 🙃

Likevel har vi sett at det ikke blir tilstrekkelig. Jeg tror problemet her kan ligge i at HS har mye å gjøre rundt genfors, og kan få tunnelsyn. Da er det vanskelig å få innspill og hjelp fra andre, spesielt når det ikke er definerte oppgaver for det. Dersom det er en spesifikk gjeng som kan ta denne delen blir det lettere.

Jeg tror casen fra i fjor en litt "one-off" og jeg tror rett og slett prosessen bare ble gjort litt dårlig. Her skal jeg ikke legge skyld på noen, jeg tror vi feilet på flere ledd her. Resurssene er her, de ble bare ikke brukt. Det du sier med mer definerte oppgaver og prosesser er nok veldig lurt! Det andre er at om man skal legge for mye føringer så får man samme effekt med at man begrenser seg for mye og det skaper en forening der man har lite åpenhet og innsyn. Litt som statuttene så må man være forsiktig så man ikke lager enda mer byråkrati og avstand i foreningen. Ref det jeg sier om åpenhet og innsyn så er jeg veldig enig i tanken bak styret, men jeg vil kjempe sterkt for mindre byråkrati, mer åpenhet og større rom for at flere i foreningen kan få bidratt og sagt sitt. Flere kokker betyr kanskje mer søl, men blir ikke noe biff med 5 sous chefs.

En løsning er jo å bli flinkere til å involvere mer på detaljnivå, i god tid før genfors

Yes pls!! Inkluder flere, gi mer innsyn og mer åpenhet!

[malindst]

Jeg vil også starte med å gi en stor ros til HS for å ta opp problematikken fra forrige generalforsamling, og for at dere vil rydde opp i statuttene!

Spørsmål til forslaget

1. Hva er tanken at Statuttstyrets makt skal være? Kan de ugyldiggjøre valg der generalforsamling har overstyrt statutter "ulovlig"? Eller skal det kun fungere som et rådgivende organ ovenfor HS?

Sekundær generalforsamling

Jeg synes det er vanskelig å diskutere denne saken uten å gå inn på hva som skjedde ved sekundær generalforsamling, da jeg mener at valget var ugyldig (ref. statutt 8.3.5 og 8.3.6). Jeg synes, uavhengig av om vi setter ned et statuttstyre, at denne misforståelsen må avklares på Ordinær Generalforsamling, slik at ingen tror at Generalforsamlingen kan bryte statutter som de vil, uten at de er meldt inn på forhånd.

Statutt 8.4.5 og 8.4.6

Jeg synes disse statuttene er uproblematiske. Generalforsamling er vårt øverste organ fordi den skal representere "alle" abakuler. Dersom statutter skal overstyres, skal alle abakuler, vite om dette på forhånd, slik at man vet at man skal møte opp for å stemme om man er uenig.
Etter min mening, er dette de viktigste statuttene vi har, da de beskytter at Generalforsamlingen skal representere den jevne abakule.

Svar på selve spørsmålene

Har Abakus for innviklede statutter? Trenger vi å starte helt fra scratch, eller er det kun enkelte statutter som må endres?

Helt enig med Ludde! Og kan til og med være tilbøyelig til at man kunne satt ned et utvalg som kunne fikset opp i selvmotsigelsene.

Trenger vi et eget styre som har noenlunde fullstendig kontroll på statuttene, som kan hjelpe HS i beslutninger, forberedelser og oppklaringer under arrangementer som generalforsamling?

Nei, og kan legge til at backup ble spurt i forkant av generalforsamlingen (hvordan håndtere brudd av 9.4.3), og da ble det anbefalt at HS skulle være ærlig og åpne i forkant av Generalforsamlingen. Dette valgte HS likevel å ikke gjøre. Jeg ser ikke hvordan et Statuttstyre ville endret denne situasjonen?

Hvert år blir nye HS kjent med statuttene, og det tar for lang tid før man blir godt kjent med hvordan ting henger sammen. Med full utskiftning hvert år er det vanskelig å videreføre oversikten fra HS til HS.

Jeg skjønner godt at HS har mye å gjøre, men synes ikke det er unnskyldning som HS-medlem at man ikke har rukket å sette seg inn i statuttene i oktober (typ 6måneder etter man ble valgt). Statuttene er våre viktigste retningslinjer da de er bestemt av Genfors, og HS burde stå til ansvar for at disse følges.
Forøvrig enig i at det er uheldig med fullstendig utskiftning hvert år, men det er en langt større problemstilling.

Konklusjon: Mer åpenhet er løsningen!

[essoen]

Oppdaget denne diskusjonen via backup, og som gammel gamlis og medlem av Fonsstyret melder jeg meg på.
Velger å komme med innspill på de konkrete spørsmålene, helt uavhengig av den den problemstillingen som gjør at saken tas opp nå.

For ordens skyld gikk jeg ut av NTNU i 2017.

Om etableringen av en gruppe som bidrar med "statuttkompetanse"

• Tidligere var dette et behov backup dekket, men det virker at det er i endring
  • Den tid man ser behovet, kan det være klokt med en egen "faggruppe" for det.
  • Det virker lurt å da ha med noen med litt fartstid, som kan hjelpe til med det formelle og kanskje har vært gjennom ting før
  • Ang. ansvaret til HS for disse tingene som @malindst er inne på, så tenker jeg en slik gruppes rolle vil ligne på hvordan departamenet støtter statsråder som byttes ut. Det fjerner dog ikke statsrådens ansvar for å oppsøke og motta hjelp, og forsvare valg som gjøres. Det vil det heller ikke gjøre for HS her.
• Det bør nok av overnevnte underpunkt ikke kalles et styre, fordi den ordbruken begrenser myndighet og ansvar til det faktiske styret

Det kan også løses med åpenhet om behovene man har for hjelp, slik jeg opplever @LudvigHz påpeker. Forutsetningene over blir da de samme. Det er vel behovene man har som blir viktig å diskutere og beslutte, før man bestemmer seg for om det skal være en kanal, gruppe, styre eller komité.

Jeg er helt sikker på at flere Ordensmedlemmer / alumni ønsker å bidra i en slik gruppe, på en eller annen måte.

Om hvorvidt man bør revidere/skrive statuttene fra scratch

Utfordringen jeg har sett over flere år er at man har formalisert mye i statuttene, noe som gjør hele systemet litt og litt mindre fleksibelt. Det kan oppleves som byråkratisk, fordi man kan tenke seg at andre sytemer kunne håndtert en case. Slike systemer kan være kulturen i organisasjonen, implisitt kunnskap, eksplisitt kunnskap i wiki, eller hvem vi velger til de ulike ledervervene.

Denne formaliseringsporsessen har kanskje gått så langt, at tiden moden for å gjøre en helhetlig revisjon. Da tror jeg at utgangspunktet bør være at vi ønsker noen rammer og dokumentasjon, men at statutter nok ikke er rett sted for alt.
For hva må være i statutter, og hva kan man legge andre steder. Hvilken tillitt kan vi ha til de som leder organisasjonen? En prosess som gir noen forslag til svar på disse tingene, virker absolutt klokt.

For, uavhengig av hva som står i statuttene, må alt alltid forsvares ovenfor foreningens medlemmer.
Det er det vervene HS, Fondsstyret og andre tar på seg. Vi må forvalte den tillitten i tråd med foreningens vilje, og den viljen kommer ikke kun til uttrykk gjennom statutter. Den kommer til uttrykk gjennom steder som denne, generalforsamlingen i seg selv, Slack, de man møter på kontoret, arrangement eller en galla, og ikke minst gjennom de verdiene foreningen har har vedtatt.

Til slutt vil jeg legge til en helt konkret frustrasjon:
Som medlem av Fondsstyret er nemlig det at økonomiprosessen i detalj er beskrevet i statuttene, tidskrevende. Dette fordi det gjør at vi må håndtere søknader som strengt tatt ikke burde falle til oss. Det kan være fordi summen er så liten ift totalen vi forvalter, eller fordi det så åpenbart er knyttet til daglig drift, og at årsaken til søknad er forglemmelse i en budsjettprosess en gang.

To relativt ferske eksempler på saker hvor vi mener det ikke burde være nødvendig at vi behandler saken:
Sak nr. 37 - FIF-represtentanter: Reise og overnattingskostnader
Sak nr. 36 - LaBamba: Nye uniformer

[LudvigHz]

Resultatet av denne diskusjonen ble tatt på Ordinær generalforsamling 2023, og resulterte i nedleggelsen av et utvalg som skal arbeide med å vurdere statuttene og komme med eventuelle forslag til endringer.

Ref:

• https://abakus.no/events/3290-ordinr-generalforsamling-2023
• Referat
• Stillingsutlysning til statuttutvalg