Dette dokumentet beskriver de kriteriene som skal legges til grunn når teamet skal vurdere hvilke behov som er viktige nok til at de skal jobbes videre med (behovskvalifikasjon) og styre rekkefølgen behov skal jobbes med (behovsprioritering).
Utgangspunktet for kriteriene er forslaget fra forprosjektet om følgende formel for prioritering:
Det er antatt at samme kriterier vil være relevant for behovskvalifikasjon, og at dette vil medføre at det settes en terskelverdi for hva slags score en må oppnå for at tiltak skal vurderes videre. Vurderingene av kriteriene gjøres relativt, ved at ett behov brukes som baseline for det enkelte kriteriet, og øvrige behov scores utfra relativ forskjell til denne baselinen. Det benyttes en skala fra 2 (laveste score) til 6 (høyeste score). 1 Denne formelen gjør at gjennomførbarhet får stor påvirkning på scoren for et behov. Dette er et bevisst valg fordi vi mener det ikke er fornuftig å gå i gang med behov der det er lav sannsynlighet for fungerende tiltak innen rimelig tid.
Vi deler fortløpende resultatet av forrige prioritering.
Her vurderes det i hvilken grad det å løse behovet gir verdi i form av gevinster eller måloppnåelse. Faktorer som kan vurderes er:
Merk: Listen under er ikke et kriteriesett, men eksempler på hva som kan gi positivt utslag for kriteriet verdi.
- Nytte for forvaltning: Bidrag til å sikre effektiv dokumentasjonsforvaltning
- Nytte for forvaltning: Bidrag til å sikre effektiv utveksling av dokumentasjon for arkivformål
- Nytte for forvaltning: Bidrag til å sikre effektiv gjenfinning av dokumentasjon i arkiver
- Nytte for forvaltning: Bidrag til å forenkle bevarings- og kassasjonsvurderinger
- Nytte for forvaltning: Bidrag til bedre og mer forutsigbar kvalitet på dokumentasjonen
- Nytte for forvaltning: Bidrag til riktigere fangst av dokumentasjon --> Redusert risiko for informasjonstap
- Nytte for forvaltning: Hvor stor andel av forvaltningen er dette nyttig for
- Nytte for Arkivverket (og kommunene som bevaringsinstitusjoner): Bidrag til behov ved uttrekks- og mottaksprosesser
- Nytte for Arkivverket (og kommunene som bevaringsinstitusjoner): Bidrag til behov for bevaring
- Nytte for Arkivverket (og kommunene som bevaringsinstitusjoner): Bidrag til behov for tilgjengeliggjøring
- Nytte for Arkivverket: Bidrag til behov ved tilsyn
- Nytte for samfunnet: Antatt samfunnsøkonomisk gevinst
- Nytte for samfunnet: Bidrag til forenklet samarbeid på tvers av virksomheter
- Nytte for brukere av arkivene: Bidrag til bedre kvalitet på tjenester
- Nytte for brukere av arkivene: Bidrag til mer tilgjengelige tjenester
- Nytte for brukere av arkivene: Bidrag til mer effektive tjenester
- Nytte for privatpersoner: Bidrag til enklere og bedre ivaretakelse av individuelle rettigheter
- Nytte for arkiver i andre institusjoner (f.eks. veldedige eller private kulturinstitusjoner)
- Innovasjon: Bidrag til endring i eksisterende løsninger i markedet
- Innovasjon: Antatt påvirkning på at flere aktører kommer inn på markedet
- Innovasjon: Grad av nytenking
Her vurderes det i hvilken grad det haster å gjennomføre tiltak for å løse et behov. Indikatorer som kan tilsi høy hastegrad er for eksempel:
- Opplevd hastegrad i forvaltningen – mange etterspør det samme
- Opplevd hastegrad på tvers av flere interessentgrupper – at Arkivverket, forvaltningen og leverandørene peker på samme behov
- Gjeldende eller manglende standard medfører uønsket konsekvens
- Det finnes ikke standard eller veiledning på området som er dekkende for behovet
- Endringer i omgivelser som tilsier at behov haster – eks. Lovendring, forskriftsendring, relaterte standarder
Her vurderes det i hvilken grad et tiltak er egnet for å redusere sannsynlighet for eller konsekvens av en kjent risiko (teller positivt for score) og om det er forventet å utløse nye risikoer (teller negativt for score).
Eksempler på kjente risikoer som kan reduseres:
- Uhensiktsmessige de-facto-standarder som følge av mangel på normert standard
- Svakheter ved Noark-standarden (eller rådende tolkning av den) som ikke blir utbedret
- Misforståelser av gjeldende standarder som følge av uhensiktsmessig kommunikasjon fra Arkivverket
- Dårlig gjenfinnbarhet for dokumentasjon som følge av uhensiktsmessig metadata
- Kravsett som er for omfattende uten at det er absolutt nødvendig
Eksempler på risikoer som kan oppstå:
- For omfattende standardisering
- Ikke omfattende nok standardisering
- For store omstillingskostnader for Arkivverket
- For store omstillingskostnader for forvaltningen
- Utydelighet som fører til feiltolkninger av hva standarden krever og ikke krever
Her vurderes to hovedaspekter:
- Sannsynlighet for suksess, det vil si at tiltak i StandardLab (eller nærliggende aktiviteter) er et egnet virkemiddel for å løse behovet (teller positivt på score)
- Hvor omfattende arbeidet med å få på plass et tiltak vil være (teller negativt på score)
Indikatorer på høy sannsynlighet for suksess kan være:
- Målet er godt forstått
- Vi er samstemte i hvordan vi forstår behovet
- Vi er sikre på at behovet er reelt
- Vi forstår hvordan det å løse behovet vil gi verdi til relevante målgrupper
- Løsning på behovet er lett å forutsi
- Det finnes relevante gjenbrukskilder å ta utgangspunkt i for å løse behovet (og vi føler oss sikre på at de er egnet)
- Vi er sikre på at normering fra StandardLab/Arkivverket er en egnet løsning på behovet
- Vi ser for oss hvilken form et tiltak som løser behovet bør ha (inkludert hvilken normeringsgrad som er relevant)
Indikatorer på lav antatt ressursbruk kan være:
- StandardLab-teamet har tilgang på god kompetanse på området det skal utføres tiltak på
- Antatt omfang på behov for standardisering er lavt
- Kompleksiteten for området oppleves som lav
- Det finnes arbeid eller gjenbrukskilder som er antatt direkte gjenbrukbart
Footnotes
-
Det ble i første prioriteringsrunde brukt en skala fra 1 til 5. Denne ble justert fra og med prioriteringsrunde 2, for å gi et bedre bilde på den relative forskjellen mellom de høyest og lavest prioriterte behovene. ↩