Bedre forklaring på hvordan skal migrering av dokumentasjon mellom løsninger gjøres

[yonyonson]

Beskrivelse av behov

Vi trenger en en bedre beskrivelse av hvordan dokumentasjon skal migreres mellom løsinger for å håndtere teknologiskifte.

Mål/motivasjon

Migrering for å håndtere teknologiskifter skjer regelmessig, og en av forutsetninger ved slik arbeid er at det skal ikke være utilsiktet tap av dokumetnasjon. Det kan være fornuftig med å detaljere ytterligere hva er det - migrering, hvordan er det mulig å gjennomføre det, og hvordan kan virksomheter og leverandører sikre at det gikk som det skulle.

Rammer for behovet

Migrering av dokumentasjon kan tolkes på mange måter, men vi velger å basere seg på definisjoner i ISO (se under). Dette betyr at migrering tolkes som 1-til-1 overføring fra en løsning til en annen løsning for å håndtere teknologiskifte.

Dette forutsetter nesten alltid bulk-overføring av dokumentasjon (ikke løpende overføring) og at mottakende system(er) er fremdeles i administrativ bruk (dvs migrering skjer ikke til depot eller langtidslager).

Begrepsavklaring

Migrering / migration

Begrepet "migrering" tolkes etter ISO 30300:2020 (lenke]):

moving records from one hardware or software configuration to another

Record

Begrepet "record" tolkes etter ISO 30300:2020 (lenke):

information created or received and maintained as evidence and as an asset by an organization, in pursuit of legal obligations or in the course of conducting business

Suksesskriterier/måling

Virksomheter i offentlig forvaltning og leverandører kan:

• planlegge migrering
  • definere organisatorisk og teknisk omfang av migrering
  • bestemme hvilket dokumentasjon skal migreres, og hva er dokumentene som skal migreres
  • bestemme hvordan migrering skal kontrolleres
• høste erfaringer etter migrering
  • oppsummere avvik etter kontroll av migreringer
  • ❓definere sammenheng mellom enkle dokumenter i løsninger det har vært migrert fra og det migreres til
  • vurdere oppnåelse av gevinster eller grad av utfordringen

Område/prosess

Offentlig forvaltning

Lettere å være bevisst på omfanget av arbeidet, kontrollere at migreringen har vært utført korrekt.

Leverandører

Lettere å veilede om hvordan konkret migrering skal gjennomføres, hva som skal til for å slå fast at dokumentasjonen er migrert korrekt.

Arkivverket

Lettere å gjennomføre tilsyn og vurdere dokumentasjonsverdi i løsninger med migrerte data.

Målgrupper

Offentlig forvaltning

• Informasjonsforvaltning
• IT-ledere

Leverandører

• Tekniske konsulenter

Arkivverket

• Tilsyn

Hastegrad

🟨 Det haster middels, det er etablert praksis med migrereing, men behovet blir større om og når minimumsmodellen kommer i bruk.

Forslag til løsning

Mer konkret løsning burde diskuteres når og om minimumsmodellen kommer å bli ferdigstilt. Det er mulig å se for seg at dette behovet skal håndteres sammen med #15 , #5 og #21 .

Normeringsgrad skal være retningslinje eller veileder, det er ingen standard somn trenges her.

Relatert materiale

• Behovet burde sees på som underordnet til Samhandlingsevne (interoperabilitet) #21 , sammen med Skape arkivuttrekk og overføringspakke #15 og Struktur, format og protokoll for arkivpakker for utveksling mellom systemer #5 . Samhandlingsevne er mer generisk behov, men det å skape arkivuttrekk kan sees på som en form for overføring, hvor det er ikke lenger behov for å tilrettelegge for administrativ bruk av virksomheter.
• ISO 13008:2022 kan være utgangspunkt for arbeidet.
• ISO 30300:2021 er relevant i arbeidet

[mbould1964]

Det er ett eller annet med kravteksten det må gjøres noe med. Er det mulighet for at vi må differensiere også i behovsbeskrivelsen og beskrive ulike former for migrering og ulike begrunnelser for migrering. Det er også mulig at man må tydeliggjøre skillet mellom integrasjonsbaserte migreringer (standardisert overføring av dokumentasjon til feks en noark-løsning) og ad-hoc type migreringer - du bytter system og overfører historiske data til etterkommerløsning (med og uten å langtidsbevaring (en spesialisert form form migrering) av forgjengerløsningen)

Det er mulig å si at den "bevisstløse" migreringen (eller kopiering / replikering) av data til en noark-løsning utelukkende av hensyn til oppfyllelse av noark-krav (samtidig som all øvrig og fremtidig bruk av informasjonen skjer ved bruk av kildesystemet) kanskje er den mest krevende problemstillingen vi baler med, og muligens den det er lettest å gjøre noe med og gi veiledning om?

[yonyonson]

@mbould1964 Martin, jeg kommer nok å bearbeide behovet basert på dine innspill, og innspill fra folk i AV. Vi skal basere oss i større grad på definisjon av migrering i ISO 30300:2020 (lenke). Her er den:

moving records from one hardware or software configuration to another

Vi skal også i midre grad basere oss på definisjon fra ISO 30300:2011, ISO 15489-1:2016 (lenke) og Skattetaten i Felles begrepskatalog (lenke) som er:

prosess for å flytte dokumentasjon fra en maskinvare- eller programvarekonfigurasjon til en annen uten å endre formatet

[yonyonson]

Jeg har gjennomført endringen, se gjerne over den og kommenter @mbould1964 .

[mbould1964]

@yonyonson Dette blir bra, da avgrenser man migrering til å dekke den mer "klassiske" typen knyttet til håndtering av teknologiskifter og bulkhåndtering (egentlig også inkludert migrering som uttrekk for langtidsbevaring)

[yonyonson]

@mbould1964 Interessant! Jeg utelukker eksplisitt migrering til langtidsbevaring (siden jeg sier "er fremdeles i administrativ bruk (dvs migrering skjer ikke til depot eller langtidslager).").
La oss prate om dette i en av våre møter eller her.

Jeg tenker at det at bruksområde av dokumentasjon blir ikke forandret lar oss definere behovet enda spissere, og derfor få bedre resultat. Min tanke her er at ved overføring til langtidslager forandre seg bruksområde, og derfor endrer seg også definisjon av hva er dokument, Dvs - overføringen blir mer komplekst. Det er akkurat denne kopleksiteten jeg ville holde utenfor, og begrense dette behovet kun til "bevisstløst" migrering.

Når dette er sagt - jeg kan lett se for meg behov hvor vi omtaler overføring til depot, f eks #15 .