Metadata for gjenfinning

[bjorfi]

Beskrivelse av behov

Det er behov for å kunne gjenfinne et bestemt informasjonsobjekt (dokument). I fire av behovssamtalene vi til nå har hatt med forvaltningen, ble det pekt på at det å finne igjen et bestemt informasjonsobjekt (dokument) er et sentralt mål for deres dokumentasjonsforvaltning. Det ble pekt på at gjenfinning var en utfordring både for interne og for eksterne som ønsket innsyn. Blant de konkrete forslagene til løsning var mer bruk av tagging av dokumenter, og å redusere avhengigheten til fritekstfelter for å finne igjen dokumentene.

Mål/motivasjon

Økt grad av gjenfinning gir transparens og styrker innbyggernes rettssikkerhet og demokratiske rettigheter. Det bidrar også til å styrke tilliten til offentlig forvaltning.

Suksesskriterier/måling

Brukere av arkiv opplever at gjenfinning er i tråd med forventningene sine gjennom foreslått løsning på behov. Økt antall fornøyde brukere og økt antall presise treff.

Område/prosess

Gjenfinning og tilgjengeliggjøring av dokumentasjon blir enklere eller bedre for forvaltningen og innbyggere.

Målgrupper

Alle som har bruk for arkiv, men kanskje primært forvaltningen og innbyggere.

Hastegrad

Ikke vurdert.

Forslag til løsning

Tagging av dokumenter kan være en måte å løse behovet på. Redusere avhengighet til fritekstfelt kan være en annen måte å løse behovet på. Forslag til løsning må utredes nærmere.

[petterreinholdtsen]

I tillegg til innsynsvinklingen, som naturligvis er svært viktig, så er det viktig å huske på at arkivet kan og bør være et aktivt kunnskapslager som brukes av interne personer for å hente ut hva som er gjort og gjøres i organisasjonen i det daglige.

[yonyonson]

Begrunnelse for prioritering av behovet etter sesjon den 31. januar 2022. Lenke til alle prioriteringer: github.com/arkivverket/standardlab/blob/master/styrende/veikart.md

Verdi

• 🟩Det er mange som drar nytte av at dette behovet er tilfredstilt.
• 🟩Dette behovet handler om tilgjengeliggjøring, og derfor kommer flere brukere å dra nytte av at dette er på plass.

Hastegrad

• 🟩Etterspurt mye i forvaltningen
• 🟨Det er noe lavere opplevd hastegrad internt i Arkivverket
• 🟩Det er flere brukergrupper som etterspør dette (felleskomponentforvalter mente at dette var viktig)
• 🟩Verdien har vært påpekt av Riksrevisjonen

Risko

• 🟩 Lav risiko for forverring av situasjonen
• 🟨 Risiko for at behovet ikke er likt nok mellom ulike aktører til at Arkivverket kan lage noe dekkende
• 🟥 Risiko for at standardisering vil bli for omfattende - og i så fall gi motsatt effekt
• 🟥 Kan i noen tilfeller medføre kostnader