Talous

eVakan talousasetukset

Käyttöliittymässä

Talouden maksuasetukset

• enimmäismaksu, pienin perittävä
• tulorajat
• sisaralennukset
• tilapäisen varhaiskasvatuksen maksut

Päivittyi ennen kerran kahdessa vuodessa, nykyään jo puolen vuoden välein.

Talouden roolilla voi muuttaa.

Yksikön tiedot

• laskutetaanko eVakasta
• järjestämismuoto
• kustannuspaikka
• talouspäätösten käsittelijä (tulee maksupäätökselle, saisi olla pakollinen, nyt jos ei ole annettu, senhetkinen käyttäjä tulee päätöksen käsittelijäksi)

Vai pääkäyttäjä voi muuttaa.

Tietokannassa

• Alueet care_area
• palveluntarpeiden maksuihin liittyvät parametrit service_need_option, service_need_option_voucher_value
• Juhlapyhät holiday

Kehittäjät muuttavat näitä asetuksia. Ylläpitokäyttöliittymät puuttuvat.

Ympäristömuuttujissa

• EvakaEnv hakee ympäristömuuttujista, esim. suomi.fi viestien konfiguraatiot

Kehittäjät muuttavat näitä asetuksia.

Koodissa

• FeatureConfig

  • kuntakohtaisten erojen konfiguaatiot (yleensä oletustoiminnallisuus on Espoon)
  • lukee ympäristömuuttujista integraatioiden parametrit, esim. lähetetäänkö tieto kanssavelallisesta
  • Espoossa
  • Tampereella
  • Oulussa

• EspooInvoiceProducts sisältää laskurivien koodit ja näkyvät tekstit

Kehittäjät muuttavat näitä asetuksia.

Talouspäätöksiin vaikuttavat tiedot

Perhe

• Perhetiedot (saadaan pääasiassa automaattisesti VTJ:ltä): puoliso, kotiosoite, lapset, MUTTA erityisesti tietoa samassa osoitteessa olevasta "ei-huoltajasta" ei saada
• Perhetietoja muuttaa talous, päiväkoti ja palveluohjauskin

Perheen tulotiedot

• Kuntalainen toimittaa kaikkien perheen jäsenten tuloselvitykset, jotka käsitellään ja tulotiedot syötetään eVakaan käsin
• Euroopan kemikaaliviraston (ECHA) korotus

Sijoitus

• Käsitellyn hakemuksen perusteella

Alennukset, vapautukset ja korotukset

• Erillinen päätös (lisätekstiä sisältävä päätöspohja, joka valitaan maksupäätöstä tehtäessä) alennuksesta tai vapautuksesta. Perheet saavat jopa hakematta, mutta yleensä hakemalla. Hakeminen ei mene eVakan kautta. Päätös tehdään eVakassa manuaalisesti maksupäätöksen tekemisen yhteydessä. Espoossa yksi henkilö tekee näitä. Saa jos perheellä on erityisen vaikea taloudellinen tilanne.
• Korotuksia oli käytössä lähinnä käyttöönotossa, ei enää Espoossa (koska kemikaalivirasto käsitellään automaattisesti)

Talouspäätökset

Talouspäätökset tarkoittavat maksupäätöksiä sekä palveluseteliyksiköiden arvopäätöksiä. Talouspäätösluonnokset generoidaan uudelleen kun niihin vaikuttavat tiedot muuttuvat sekä lisäksi joka yö.

Maksupäätökset

Maksupäätökset ovat (jääkaappi)perhekohtaisia. Ne lähetetään kuntalaiselle ja hänen kanssavelalliselle puolisolleen. Päätöksessä kerrotaan varhaiskasvatusmaksun suuruus, ja sen perusteella eVaka muodostaa kuukausittain laskut.

Maksupäätös voidaan tehdä, kun on olemassa

• maksuasetukset
• perhe
• sijoitus
• yksikkö, johon on sijoitettu, on eVakasta laskutettava

Maksupäätökset tehdään, vaikka päiväkodin johtaja ei olisi kirjannut palveluntarvetta eVakaan. Tällöin käytetään oletuspalveluntarvetta.

TODO: kuva Maksupäätökset -sivulta selitettynä

Maksupäätösluonnos

Uusi maksupäätösluonnos syntyy automaattisesti, jos

• H)uoltajat: huoltaja tai puoliso on muuttunut
• L)apset: lapset ovat muuttuneet
• M)aksumuutos: lapsikohtainen alennus on muuttunut
• MA)ksuasetusmuutos: maksuasetuksia on muutettu
• P)erhekoko: perhekoko on muuttunut
• PT) PalveluTarve: jonkun lapsen palveluntarve on muuttunut
• S)ijoitus: jonkun lapsen sijoitus on muuttunut
• SA) SisarAlennus: jonkun lapsen sisaralennus on muuttunut
• T)ulot: aikuisen tai lapsen tulot ovat muuttuneet

(Isot kirjaimet yo. listassa näkyvät Muutos-ikoneina Talouden Maksupäätökset-sivulla.)

Nollapäätös

• Kun päämiehellä ei enää generoidu laskuja (lapset eivät ole enää maksullisessa hoidossa tai hänen maksupäätöksensä halutaan mitätöidä), generoituu hänelle viimeiseksi erityinen "nollapäätös", eli maksupäätös, jonka summa on nolla. Se näkyy eVakassa luonnoksena, mutta kun se "lähetetään", se vain päättää voimassa olevan maksupäätöksen ja häviää näkyvistä (eikä asiakkalle lähetetä mitään).

Luo takautuvia maksupäätösluonnoksia

eVaka luo muutoksien pohjalla uusia maksupäätösluonnoksia automaattisesti Espoossa menneisyyteen 1.3.2020 asti, mutta ei aikaisempiin (liittyy Espoon käyttöönottoon ja migraatioon). Tämän rajoituksen voi ohittaa päämiehen "Luo takautuvia maksupäätösluonnoksia" -toiminnallisuuden avulla.

Generointialgoritmi

Uudet luonnokset muodostetaan tietylle päämiehelle seuraavan logiikan mukaisesti.

Termimäärittelyt:

• Atominen aikaväli: Useiden aikasarjojen lomittuessa atominen aikaväli on intersektio, jonka sisällä mikään tiedoista ei muutu.

Vaihe I, luonnosten muodostaminen

1. Haetaan päämiehen entiset maksupäätökset.
2. Haetaan päämieheen liittyvät perhesuhteet (puolisot, lapset, puolisoiden lapset). Jokaiselle atomiselle aikavälille valitaan tosiasialliseksi perheen päämieheksi joko generoinnin kohdehenkilö tai puoliso. Päämieheksi valitaan se kumman alaisuudessa on enemmän lapsia tai tasatilanteessa kummalla on nuorin lapsi. Mikäli kohdehenkilö on aikavälillä perheen päämies, merkitään lapsiksi molempien lapset, muuten ei lapsia.
3. Haetaan kaikkien kohdan 2 perheiden henkilöiden tulotiedot.
4. Haetaan kaikkien kohdan 2 perheiden lasten sijoitus- ja palveluntarvetiedot. Kerhosijoitukset, koululaisten vuorohoitosijoitukset ja tilapäiset sijoitukset jätetään kokonaan pois (eivät vaikuta myöskään sisarusalennukseen).
5. Haetaan kaikkien kohdan 2 perheiden lasten maksumuutokset/huojennokset/korotukset (FeeAlterations).
6. Haetaan maksurajat (FeeThresholds).
7. Haetaan palveluntarpeiden maksutiedot (ServiceNeedOptionFee).
8. Muodostetaan kohdista 2-7 atomiset aikavälit ja kerätään jokaisesta maksuperustetietue (FeeBasis). Maksuperustetietue sisältää muiden tietojen kuten perhekoon lisäksi listan lapsimaksuperusteita (ChildFeeBasis). Niiden muodostamiseksi järjestetään perheen lapset iän mukaan (tasatilanteessa hetun ja id:n), poislukien ne, joille ei ole kohdan 4 sijoitustietoa, ja merkitään lapsen järjestysnumero lapsimaksuperusteeseen. Lisäksi merkitään lapsen muiden maksumuutosten joukkoon ECHA-korotus mikäli aikavälillä joku perheen aikuisista työskentelee tulotietojen mukaan Euroopan kemikaalivirastossa.
9. Muodostetaan jokaisesta edellisen kohdan maksuperustetietueesta varsinainen maksupäätös. Tässä lapsirivit muodostetaan lapsimaksuperusteista seuraavien kohtien 10-14 mukaisesti.
10. Mikäli sijoituksen päätöstyyppinä ei ole maksupäätös (esim. lapsi on palveluseteliyksikössä), ei muodosteta lapsiriviä. Huom: Sisarusalennusvaikutus säilyy koska lapsien järjestysnumerot tallennettiin aiemmin.
11. Lasketaan sisarusalennus lapsen järjestysnumeron perusteella. Alennusmäärät haetaan kohdan 7 tiedoista (Tampere?), tai jos niitä ei ole, niin kohdan 6 tiedoista.
12. Otetaan perusmaksu (baseFee) kohdan 7 tiedoista (Tampere?), tai lasketaan se kohdan 6 tiedoista perhekoon ja tulotietojen perusteella.
13. Lasketaan maksu ennen maksumuutoksia (feeBeforeAlterations) vähentämällä sisarusalennus perusmaksusta ja kertomalla tulos palveluntarpeen kertoimella (feeCoefficient).
14. Lasketaan lopullinen maksu (finalFee) lisäämällä/vähentämällä maksumuutokset.
15. Maksupäätöksen kokonaismaksu muodostuu lapsirivien summasta.

Vaihe II, luonnosten yhdistely ja karsiminen

Suoritetaan jokaiselle vaiheessa I muodostetulle luonnokselle seuraavat askeleet:

1. Mikäli lähetetyissä aktiivisissa maksupäätöksissä on jo riittävän samanlainen päätös, voidaan tämä luonnos pudottaa pois. Riittävän samanlainen määritellään niin, että lähetetyn päätöksen aikaväli sisältää luonnoksen koko aikavälin ja päätösten muu sisältö on riittävän sama. Tässä on lisäksi huomioitava, että mikäli joku muu edellisen vaiheen luonnoksista tulisi lähetettäessä mitätöimään kyseisen lähetetyn päätöksen tai lyhentämään sen kestoa niin, ettei se enää sisällä koko luonnoksen aikaväliä, ei luonnosta tällöin kuitenkaan saa pudottaa pois.
2. Jos luonnoksessa ei ole yhtään lapsiriviä (tyhjä tai mitätöivä päätös) eikä sillä aikavälillä ole minään päivänä aktiivista päätöstä, voidaan luonnos pudottaa pois.
3. Yhdistetään peräkkäiset sisällöltään riittävän identtiset luonnokset.
4. Suoritetaan kohta 1 vielä uudelleen.
5. Mikäli ohitetut luonnokset tilassa löytyy täsmälleen samalle aikavälille sisällöltään riittävän identtinen luonnos, pudotetaan tämä luonnos pois.

Vaihe III, muutosten tallennus

1. Poistetaan kaikki vanhat luonnokset.
2. Tallennetaan tilalle uudet luonnokset. Mikäli poistetuissa luonnoksissa oli identtisiä luonnoksia uusiin verrattuina, kopioidaan niistä luontipäivämäärät uusiin.

Palvelusetelien arvopäätökset

Palvelusetelien arvopäätökset ovat lapsikohtaisia.

Uusi palvelusetelin arvopäätösluonnos syntyy automaattisesti, jos

• H)uoltajat: huoltaja tai puoliso on muuttunut
• M)aksumuutos: lapsikohtainen alennus on muuttunut
• PUUTTUU: MA)ksuasetusmuutos: maksuasetuksia on muutettu
• O)mavastuuosuus: Omavastuuosuus on muuttunut
• OM) Omavastuuosuus ennen lapsikohtaisia alennuksia on muuttunut
• P)erhekoko: perhekoko on muuttunut
• PA) Perusarvo: palvelusetelin perusarvo on muuttunut
• PS) Palvelusetelin arvo: palvelusetelin arvo on muuttunut
• PT) PalveluTarve: lapsen palveluntarve on muuttunut
• S)ijoitus: jonkun lapsen sijoitus on muuttunut
• SA) SisarAlennus: jonkun lapsen sisaralennus on muuttunut
• T)ulot: aikuisen tai lapsen tulot ovat muuttuneet

(Isot kirjaimet yo. listassa näkyvät Muutos-ikoneina Talouden Arvopäätökset-sivulla.)

• TODO: kuva Arvopäätökset -sivulta selitettynä

• Prosessikaavio

Laskutus

Laskutukseen vaikuttaa talouspäätös ja lapsen poissaolot.

Laskujen generointi on manuaalioperaatio:

• Luo laskuluonnokset -toiminnolla luodaan uudet laskuluonnokset ja niitä tarkistellaan ja luodaan uusiksi
• Lopulta tiettynä siirtopäivänä (Espoossa lähetetään tarkasti 14pv ennen kuukauden viimeistä päivää, sillä maksuehto ja eräpäivä tulee laskutusjärjestelmästä, ei eVakasta) kaikki luonnokset siirretään (Espoossa koordinaattorikohtaisesti alueittain) laskutusjärjestelmään (ESPi -> JoTo).

Automaattista hyvityslaskutusta ei vielä 7.2.2023 ole. Automatiikka voisi tulla manuaaliprosessin tielle.

• Prosessikaavio

• TODO: Espoon laskutussäännöt tarkemmin

• TODO: sopimuspäivälaskutus

• HUOM: laskutuskoodi on aika monoliitti (7.2.2023), olisi pitänyt tehdä kuntakohtainen "laskutusmoottori".

Laskujen siirtäminen laskutukseen

Laskujen siirtäminen. Huom. Espoossa ESPi ja JoTo määrittelevät laskun päivän ja eräpäivän (tilanne 7.2.2023), joten niiden muuttaminen tässä dialogissa ei vaikuta mitään. Community on vuonna 2023 eläkkeelle jäänyt Espoon laskutusjärjestelmä.

Laskujen täsmäytys

• Tämä on yhteenveto laskuista, jotka on "Siirretty" -tilassa ja joiden luontipäivämäärä on sen kuukauden aikana, jolle päivämäärä on valittu. Siksi päivämäärä valinnan ei tarvitse olla tarkka.

• Osoitteettomia: nämä on lähetetty laskutusjärjestelmään, mutta niihin on laitettu osoitteeksi Espoossa PL 30, 02070 ESPOON KAUPUNKI. Esim. Espoossa näitä on n. 30 per kk.

• Nollalaskuja: Laskun summa on 0.00, eli merkattu eVakassa lähdetyksi, mutta koska rajapintaan ei lähetetä nollalaskuja, mitään ei ole lähetetty Communityyn / Jotoon. Esim. Espoossa näitä on puolenkymmentä / kk.

• Hetuttomia on massasiirron jälkeen 0, koska hetuttomia ei voi lähettää integraatioon.

• Manuaalisesti lähetettävätkin tulee tuolle raportille, jos ne merkataan lähetetyiksi.

Laskutuksen korjaus

• Talous korjaa:

  • tulotiedot

• Päiväkodin johtaja korjaa:

  • perhekoko
  • perheen kokoonpano
  • sijoitus tai palveluntarve
  • päiväkirjatiedot

• Prosessikaavio

• korjauksista voi syntyä uusi maksupäätös; lähetetty lasku korjataan käsin laskutusjärjestelmään (ns. hyvityslasku liittyy erityisesti tähän) tai tehdään korjausrivejä:

Hyvitykset ja korotukset

Koska hyvityslaskutoiminnallisuutta ei ole (7.2.2023), osa laskujen korjauksista tehdään syöttämällä kuukauden aikana hyvitys/korotusrivejä etukäteen päämiehen sivulla. eVaka osaa lisätä nämä korjausrivit automaattisesti tuleville laskuille, mahdollisesti jyvittäen (mikäli summa ei sovi yhdelle laskulle).

Raportit

Taloudessa käytetään seuraavia raportteja:

Maksu-arvopäätösten oikeellisuuden parantamiseen:

• Varhaiskasvatuksessa aloittavat lapset
• Puuttuvat palveluntarpeet

Palvelusetelimaksatukseen:

• Palveluseteliyksiköt

Laskutuksen tarkistukseen:

• Laskujen täsmäytys

Arkistointiin:

• Varhaiskasvatuksessa lopettavat lapset

Oikeus on Espoossa, mutta ei käytetä:

• Perhekonfliktit
• Puuttuvat päämiehet
• Puoliso eri osoitteessa
• Lapsi eri osoitteessa
• Tuen päätökset

Tuloselvitys ja tulotiedot

Kuntalainen ilmoittaa tulonsa kuntalaisen käyttöliittymän tuloselvitys-lomakkeella. Talous luo tuloselvityksen perusteella henkilölle tulotiedot, ja merkitsee tuloselvityksen käsitellyksi.

Henkilön Vanhentuvista tulotiedoista lähetetään tulotietomuistutus jos kaikki ehdot toteutuvat:

• Tulotiedoissa on päättymispäivä enintään 1kk päässä tästä päivästä
• Henkilö kuuluu jääkaappiperheeseen päämiehenä tai puolisona
• Jääkaappiperheessä on lapsi jolla on maksullinen sijoitus päättymispäivän jälkeisenä päivänä
• Henkilöllä ei ole ole olemassa käsittelemätöntä tuloselvitystä joka on joko kuukautta uudempi tai sen päättymispäivä ulottuu tulotietojen vanhenemispäivän yli

Tulotietomuistutuksia lähetetään kolme: yksi neljä viikkoa ennen tulotiedon päättymispäivää, toinen kaksi viikkoa ennen, ja kolmas päättymispäivän jälkeisenä päivänä. Kolmas viesti on ilmoitus siitä että koska tulotietoja ei päivitetty, on tulotiedot merkitty puutteellisiksi ja maksu on merkitty korkeimpaa maksuluokkaan.