Skip to content

Latest commit

 

History

History
155 lines (95 loc) · 13.9 KB

LibreOfficeWriter_chap7.md

File metadata and controls

155 lines (95 loc) · 13.9 KB

LibreOffice Writer

© Γιάννης Κωστάρας

<-| ->

Κεφάλαιο 7 - Συγχώνευση Αλληλογραφίας

Η λειτουργία συγχώνευσης αλληλογραφίας μας επιτρέπει να δημιουργούμε έγγραφα για ομαδικές αποστολές ηλεκτρονικής αλληλογραφίας ή/και εκτύπωσης. Η λειτουργία συγχώνευσης αλληλογραφίας χρησιμοποιεί δύο αρχεία:

  • Το κύριο έγγραφο, το οποίο περιέχει το κείμενο που θέλουμε να επαναλαμβάνεται σε κάθε επιστολή
  • Το αρχείο προέλευσης δεδομένων, το οποίο περιέχει τα στοιχεία των παραληπτών, δηλαδή τα στοιχεία που θα αλλάζουν σε κάθε επιστολή. Για παράδειγμα, το όνομα, τη διεύθυνση, τον ταχυδρομικό κωδικό κάθε παραλήπτη, και άλλα. Όλα τα στοιχεία που αφορούν ένα συγκεκριμένο παραλήπτη στο αρχείο προέλευσης δεδομένων αποτελούν μια εγγραφή δεδομένων. Σε κάθε εγγραφή, μια μεμονωμένη πληροφορία στο αρχείο προέλευσης δεδομένων, όπως το όνομα ή το επώνυμο του παραλήπτη, ονομάζεται πεδίο.

| Όνομα | Επώνυμο | Διεύθυνση | Ταχυδρομικός Κώδικας | Πόλη | | Χρήστος | Παπάς | Κυκλάδων 15 | 15342 | Αγία Παρασκευή | | Ελένη | Μπαλτά | Μαυρομιχάλη 2 | 15122 | Μαρούσι | | Ευάγγελος | Μεταξάς | Αγ. Παρασκευής 12 | 15232 | Χαλάνδρι | | Γεώργιος | Γεωργίου | Τήνου 8 | 15343 | Αγία Παρασκευή | | Μαργαρίτα | Κομνηνού | Δουκ. Πλακεντίας 2 | 15234 | Χαλάνδρι |

Πίνακας 7.1 Παράδειγμα αρχείου προέλευσης δεδομένων με 2 εγγραφές, όπου η κάθε εγγραφή περιέχει 4 πεδία

Τα βασικά βήματα που πρέπει να ακολουθήσουμε για να δημιουργήσουμε ομαδικές επιστολές με τη λειτουργία συγχώνευσης αλληλογραφίας είναι τα εξής (βλ. Εικόνα 7.1):

  1. Δημιουργία του κύριου εγγράφου
  2. Δημιουργία του αρχείου προέλευσης δεδομένων
  3. Επιλογή των πεδίων που θα περιέχουν οι επιστολές
  4. Συγχώνευση των δεδομένων του αρχείου προέλευσης με τα περιεχόμενα του κύριου έγγραφου, έτσι ώστε να δημιουργηθεί μια μοναδική επιστολή για κάθε παραλήπτη.

Εικόνα 7.1 Τα βήματα της συγχώνευσης αλληλογραφίας

7.1 Δημιουργία του κύριου εγγράφου

Όπως προαναφέραμε, ξεκινάμε τη διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας δημιουργώντας το κύριο έγγραφο. Αυτό πραγματοποιείται με τον παρακάτω τρόπο:

  1. Δημιουργούμε το έγγραφο επιστολής, ή ανοίγουμε το έγγραφο που περιέχει την επιστολή μας αν το έχουμε έτοιμο. Για το παράδειγμά μας, πληκτρολογούμε τα περιεχόμενα του παρακάτω κύριου εγγράφου αφήνοντας πέντε κενές γραμμές στην αρχή του εγγράφου:
							


					Παρασκευή, 29 Ιουλίου

Θα θέλαμε να σας ενημερώσουμε ότι από την Δευτέρα 1 Αυγούστου 
έως και την Παρασκευή 26 Αυγούστου το εκπαιδευτήριο θα παραμείνει
κλειστό λόγω των καλοκαιρινών διακοπών. Τα μαθήματα θα ξεκινήσουν 
πάλι κανονικά από τη Δευτέρα 29 Αυγούστου.

					Φιλικά,
					η Διεύθυνση του φροντιστηρίου
  1. Εκτελούμε την εντολή Οδηγός Συγχώνευσης αλληλογραφίας από το μενού Εργαλεία. Το πλαίσιο διαλόγου Οδηγός συγχώνευσης αλληλογραφίας εμφανίζεται στην οθόνη μας. Βλέπουμε 8 βήματα από τα οποία αποτελείται η λειτουργία συγχώνευσης αλληλογραφίας. Η δημιουργία του κυρίου εγγράφου ή εγγράφου εκκίνησης αποτελεί το 1ο βήμα. Επιλέγουμε Χρήση του τρέχοντος εγγράφου και πατάμε Επόμενο.

Εικόνα 7.2 Βήμα 1ο Επιλογή Εγγράφου Εκκίνησης

  1. Στο 2ο βήμα μπορούμε να επιλέξουμε αν θα δημιουργήσουμε Επιστολή ή Ηλεκτρονικό Μήνυμα (δηλ. email). Για το παράδειγμα μας, επιλέγουμε Επιστολή και κλικ στο Επόμενο.

Εικόνα 7.3 Βήμα 2ο Επιλογή Τύπου Εγγράφου

  1. Στο 3ο βήμα εισάγουμε τα δεδομένα μας, δηλ. τα ονόματα και τις διευθύνσεις των ατόμων που θέλουμε ν' αποστείλουμε την αλληλογραφία μας. Τα δεδομένα αυτά μπορούμε να τα αποθηκεύσουμε σε κάποιο έγγραφο με μορφή πίνακα ή σε ένα αρχείο βάσης δεδομένων. Όλα τα δεδομένα που αφορούν ένα συγκεκριμένο παραλήπτη αποτελούν μια εγγραφή δεδομένων. Η πρώτη γραμμή ονομάζεται γραμμή κεφαλίδων ενώ μία μεμονωμένη πληροφορία για κάθε παραλήπτη ονομάζεται πεδίο.

Εικόνα 7.4 Βήμα 3ο Εισαγωγή Ομάδας Διευθύνσεων

  1. Κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογή καταλόγου διευθύνσεων και στο διαλογικό παράθυρο που εμφανίζεται πατήστε το κουμπί Δημιουργία. Εμφανίζεται το διαλογικό παράθυρο Νέα λίστα διευθύνσεων (βλ. Εικόνα 7.5). Πατήστε το κουμπί Προσαρμογή και αφήστε μόνο τα πεδία που φαίνονται στην Εικόνα 7.6 διαγράφοντας τα υπόλοιπα. Όταν τελειώσετε πατήστε Εντάξει.

Εικόνα 7.5 Βήμα 3ο Νέα Λίστα Διευθύνσεων

Εικόνα 7.6 Βήμα 3ο Προσαρμογή Καταλόγου Διευθύνσεων

  1. Εισάγετε μια μια τις πληροφορίες που φαίνονται στον Πίνακα 7.1 τα πεδία του διαλογικού παράθυρου Νέα Λίστα Διευθύνσεων πατώντας Tab για να μεταβείτε στο επόμενο πεδίο. Πατήστε στο κουμπί Δημιουργία για να προσθέσετε νέο παραλήπτη. Όταν τελειώσετε πατήστε Εντάξει.

Π.χ.

  • Πληκτρολογούμε το Όνομα «Χρήστος» και πατάμε το Tab
  • Πληκτρολογούμε το Επώνυμο «Παπάς» και πατάμε Tab
  • Πληκτρολογούμε τη Διεύθυνση «Κυκλάδων 15» και πατάμε Tab
  • Πληκτρολογούμε τον Ταχυδρομικό Κώδικα «153 42» και πατάμε Tab

Τα βελάκια σας δίνουν τη δυνατότητα να πλοηγείστε στις εγγραφές ως εξής: > και >| στην επόμενη και τελευταία εγγραφή, < και |< στην προηγούμενη και την πρώτη εγγραφή.

  1. Στο διαλογικό παράθυρο του βήματος 3 (βλ. Εικόνα 7.4) ελέγξτε αν τα δεδομένα διευθύνσεων ταιριάζουν σωστά. Αν όχι τότε μπορείτε ν' αλλάξετε το πως θα φαίνονται τα δεδομένα πατώντας στο κουμπί Περισσότερα ή αν δεν ταιριάζουν να πατήσετε στο κουμπί Συμφωνία πεδίων. Όταν είσαστε ευχαριστημένοι με το αποτέλεσμα, πατήστε Επόμενο.

  2. Το 4ο βήμα του οδηγού σας επιτρέπει να εισάγετε έναν χαιρετισμό. Πατήστε Επόμενο.

Εικόνα 7.7 Βήμα 4ο Δημιουργία Χαιρετισμού

  1. Το 5ο βήμα του οδηγού σας επιτρέπει να τοποθετήσετε το χαιρετισμό και τη διεύθυνση σε σχέση με το υπόλοιπο κείμενο. Πατήστε Επόμενο.

Εικόνα 7.8 Βήμα 5ο Προσαρμογή Διάταξης της ομάδας διευθύνσεων και του χαιρετισμού

  1. Στο βήμα 6 Προεπισκόπιση και επεξεργασία εγγράφου πατήστε στο κουμπί Επεξεργασία εγγράφου για να διατάξετε τα διάφορα στοιχεία του εγγράφου όπως τα θέλετε. Πατήστε στην Επιστροφή στον οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας για να βγείτε από την προεπισκόπιση και Επόμενο για να συνεχίσετε. Πατώντας Επόμενο εκτελείτε η συγχώνευση αλληλογραφίας.
«Όνομα» «Επώνυμο» 
«Διεύθυνση1» 
«ΤαχυδρομικόςΚώδικας» «Πόλη» 
							
					Παρασκευή, 29 Ιουλίου

Αγαπητέ κύριε «Επώνυμο»,

Θα θέλαμε να σας ενημερώσουμε ότι από την Δευτέρα 1 Αυγούστου 
έως και την Παρασκευή 26 Αυγούστου το εκπαιδευτήριο θα παραμείνει 
κλειστό λόγω των καλοκαιρινών διακοπών. Τα μαθήματα θα ξεκινήσουν 
πάλι κανονικά από τη Δευτέρα 29 Αυγούστου.

					Φιλικά,
					η Διεύθυνση του φροντιστηρίου
  1. Στο βήμα 7 μπορείτε να προσωποιήσετε τα συγχωνευμένα έγγραφα πατώντας στο κουμπί Επεξεργασία μεμονωμένου εγγράφου ή αναζητώντας κάποια επιστολή από την Εύρεση. Μπορείτε π.χ. να διορθώσετε το χαιρετισμό "Αγαπητέ κύριε Παπάς". Πατήστε στην Επιστροφή στον οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας για να βγείτε από την προεπισκόπιση και Επόμενο για να συνεχίσετε.

Εικόνα 7.9 Βήμα 7ο Προσωποποίηση των συγχωνευμένων εγγράφων του μηνύματος

  1. Στο τελευταίο βήμα έχετε τη δυνατότητα να αποθηκεύσετε το έγγραφο εκκίνησης, να αποθηκεύσετε (ως ένα ή ξεχωριστά έγγραφα) ή να εκτυπώσετε τις συγχωνευμένες επιστολές ή να τις αποστείλετε ως ηλεκτρονικά μηνύματα. Αποθηκεύστε τα δίνοντάς τους κατάληξη .odt.

Εικόνα 7.10 Βήμα 8ο Αποθήκευση, εκτύπωση ή αποστολή εγγράφου

Επίλογος

Σ’ αυτό το άρθρο μιλήσαμε για τις δυνατότητες συγχώνευσης αλληλογραφίας του LibreOffice Writer. Μπορείτε να πειραματιστείτε και με τις υπόλοιπες επιλογές του οδηγού συγχώνευσης αλληλογραφίας.

Πηγές:

  1. Perry E. (2011), “How To – Libre Office Part 7”, Full Circle Magazine, τεύχος 52, σελ. 16-18.
  2. LibreOffice (2011), Getting Started with LibreOffice 3.3 .
  3. LibreOffice (2011), LibreOffice Writer Guide – Word Processing with LibreOffice 3.3.
  4. Chanelle A. (2009), Beginning OpenOffice 3 From Novice to Professional, Apress.
  5. Miller R. (2005), Point & Click OpenOffice.org!, Prentice Hall.

<-| ->