- Lenny Angst
- Micha Baumann
- Denys Zimmermann
In einer einfachen Business Prozess Applikation soll die Camunda Workflow Engine eingebunden werden. Der Prozess wird im Modeler BPMN grafisch definiert. Die Architektur der Applikation soll so aufgebaut werden, dass für unterschiedliche Kunden eigene Userinterface in verschiedenen Technologien implementiert werden können, jedoch einen standardisierte Prozessabbildung (Camunda) verwendet werden kann. Das Gateway Interface übersetzt die Aktionen im User Interface in das Camunda API Format und umgekehrt. Es sollen die Technischen Möglichkeiten (HTML, JAVAClass, Workflow BPMN Engine) von Camunda ausgenutzt werden.
Der Prozess beinhaltet unterschiedliche Arten von Tasks, z.B. User Task, Service Task, etc. Die Interaktion mit der Workflow Engine erfolgt über die REST API (GateWay).
Standardisierte Business Prozesse nach unterschiedlichen Kundenspezifikationen umsetzen können.
- Dokument mit folgenden Inhalten
- Titelblatt, Inhaltsverzeichnis, Kopf-/Fusszeile
- Zielsetzung (wozu dient der Geschäftsprozess, was soll mit ihm erreicht werden)
- Kurze textliche Beschreibung des Geschäftsprozesses
- textliche Beschreibung der im Prozess vorkommenden Begriffe grafische Darstellung mit BPMN / DMN
- BPMN-Datei (XML)
- Beschreibung Gate Way Implementierung
- Implementierte Software Komponenten (HTML Forms, Javascript, GUI Design, etc.)
- Lauffähig in der Camunda BPM Plattform
- Test Cases (Anwendungsfälle)
- Beschreibung Vorgehensplan und Problemlösungen
- Live Präsentation der Resultate (ca. 5-8 Minuten)
Wir drei Lernende arbeiten alle gemeinsam beim Migros-Genossenschafts-Bund. Es gibt bei uns im Betrieb eine interne Lernendenfirma «Younique», welche von Lernenden gegründet sowie auch geführt wird. Im letzten Halbjahr gab es dort eine Prozessumstrukturierung und der neue Arbeitsprozess musste festgehalten werden. Da wir genau zum Zeitpunkt der neuen Prozesseinführung das Camunda Modul hatten, dachten wir, dass dies ein gutes Tool sei, um den neuen Prozess festzuhalten, sodass der interne Prozess für alle verständlich ist. Da immer wieder neue Lernende beim Migros-Genossenschafts-Bund die Lehre antreten, müssen wir auch immer wieder neue Lernende in die Arbeitsprozesse von Younique einführen. So können wir den festgehaltenen Prozess gut brauchen, um die neuen Lernenden zu schulen und ihnen unsere Abläufe aufzuzeigen.
Die Lernendenfirma ist auf Aufträge angewiesen. Diese Aufträge erhalten wir von Mitarbeitern (in unserem Fall der Kunde) aus dem Migros-Genossenschafts-Bund, der Migros Fachmarkt AG und der Migros Supermarkt AG. Diese haben drei Möglichkeiten einen Auftrag bei uns einzureichen:
-
Sie können über unsere Webseite und unser Auftragsformular ihren Wunsch äussern.
Wenn sich nun der Kunde dazu entschliesst den Auftrag über unsere Webseite einzugeben, so werden die wichtigsten Informationen in einem einfachen Formular abgefragt und anschliessend wird eine E-Mail an das Younique Postfach gesendet. -
Sie können ein E-Mail an uns versenden, indem sie ihren Auftrag erklären.
Somit landet die Mail direkt im Postfach und wird von dort aus weiter verarbeitet. Hierbei tragen wir den Aufrag selbstständig in das Auftragsformular ein, um es einheitlich zu halten. -
Sie können direkt auf uns Lernende zukommen und uns mündlich von ihrem Auftrag erzählen.
Der Lernende geht anschliessend auf die Webseite und füllt mit seinen Informationen das Auftragsformular aus.
Note
Unser Prozessbeschrieb bildet nur die Schritte ab Auftragseingang auf der Website ab. Die Schritte vor dem Auftragseingang werden nicht abgebildet, da diese nicht in unserem Aufgabenbereich liegen.
Im Formular werden folgende Informationen abgefragt:
- Vorname
- Nachname
- Projektname
- Projektbeschreibung
- Deadline
Sobald der Auftrag nun im Onlineformular auf der Webseite eingetragen wurde, wird eine Bestätigungs-E-Mail an den Kunden versandt. Zudem erhält das Ressource-Management eine E-Mail, dass ein neuer Auftrag eingegangen ist.
Sobald eine E-Mail im Postfach ist, kümmert sich das Ressource-Management darum, dass der Auftrag im Microsoft Planner eingetragen wird.
Im nächsten Schritt wird die Eignung des Auftrags geprüft. Hierbei geht es vor allem darum, ob der Lernende (Bro/Sis) davon profitieren und dazulernen kann. Falls dies nicht der Fall ist, wird der Auftrag abgelehnt, und das Ressourcenmanagement versendet eine Absage-E-Mail. Ist der Auftrag geeignet, wird nun geschaut, ob wir verfügbare Ressourcen haben. Wenn wir keine Lernenden finden, welche genügend Kapazität und Zeit haben, einen Auftrag abzuarbeiten, wird ebenfalls eine E-Mail zur Absage des Auftrags versendet.
Wenn jemand gefunden wird, der den Auftrag übernimmt, wird der Auftrag an den Lernenden (Bro/Sis) übergeben, welcher nun für den Auftrag zuständig ist. Falls mehrere Bros/Sis' im Auftrag involviert sein sollten, ist die erste Aufgabe, einen Lead zu bestimmen. Dieser führt den Auftrag und wird die Hauptansprechsperson für den Auftraggeber. Anschliessend müssen erst einmal administrative Aufgaben erledigt werden. Der Auftrag muss in der Buchhaltungsliste eingetragen werden.
Als Nächstes steht der Austausch mit dem Auftraggeber (Kunde) an. Hierbei wird der Auftrag nochmals von vorne bis hinten durchgesprochen, und alle anstehenden Fragen werden gestellt, sodass die Bros/Sis' bestmöglich mit ihrem Auftrag beginnen können. Aus diesem Gespräch werden natürlich die wichtigsten Punkte festgehalten. Sobald dies gemacht ist, geht es los an die Auftragsbearbeitung.
Die Bros/Sis' arbeiten am Auftrag und versuchen, ihn so gut wie möglich zu lösen. Während der Bearbeitung stehen sie im stetigen Austausch mit dem Kunden, um mögliche Probleme oder Fehler möglichst früh zu erkennen und zu beheben. Dieser Schritt wiederholt sich, bis der Auftrag abgeschlossen ist und der Kunde zufrieden mit dem Ergebnis ist.
Ist ein Auftrag abgeschlossen, passieren zwei Dinge gleichzeitig:
- Die Finanzabteilung wird über den Abschluss des Auftrages informiert. Diese tragen anschliessend den Abschluss in ihre Liste ein.
- Das Produkt oder die Dienstleistung des Auftrages wird an den Kunden übergeben.
Nach der Abgabe an den Kunden sollte die Buchhaltungsliste noch einmal vervollständigt werden. Sobald dies getan ist, wird ein Feedbackformular an den Kunden gesendet, in dem er die abgegebene Arbeit und die Bros/Sis' bewerten kann.
Diese Bewertung wird ebenfalls an die Finanzabteilung weitergeleitet. Anschliessend füllt die Finanzabteilung mit den gesammelten Informationen noch die Belohnungsliste aus. Sobald dies getan ist, ist der ganze Bearbeitungsprozess eines Auftrages zu Ende.
| Begriff | Beschreibung |
|---|---|
| MS Planner | Microsoft Planner. Dort haben wir einen Überblick über alle Aufträge. |
| Bro/Sis | Ein Lehrling im Migros-Genossenschafts-Bund |
| Kunde | Mitarbeiter aus dem Migros-Genossenschafts-Bund |
| Task | Eine Kachel im Microsoft Planner worin der ganze Auftrag getrackt wird und die wichtigsten Informationen festgehalten werden. |
| Belohnungsliste | Da das Bearbeiten der Aufträge nicht obligatorisch für die Lernenden ist, haben wir einen Ansporn geschaffen, damit sie eine kleine Motivation haben einen Auftrag zu erledigen. Beim Abschluss erhalten sie je nach Auftrag eine gewisse Anzahl Punkte. Beim Erreichen einer gewissen Punktzahl gibt es ein kleines Geschenk. |
| Gateway | Beschreibung |
|---|---|
| Auftrag geeignet? |
In diesem Gate-Way wird überprüft, ob der Auftrag einen Mehrwert für den Lernenden hat. Das Gate-Way funktioniert wie ein If Else Statement. Falls er geeignet ist, geht er bei Ja weiter, falls nicht bei nein.
if (suitable) {
ja();
} else {
nein();
} |
| Ressourcen frei? |
In diesem Gate-Way wird überprüft, ob Ressourcen frei sind. Das Gate-Way funktioniert wie ein If Else Statement. Falls Ressourcen vorhanden sind, geht er bei Ja weiter, falls nicht bei nein.
if (ressourcesAvailable) {
ja();
} else {
nein();
} |
| Bro/Sis gefunden |
In diesem Gate-Way wird überprüft, ob ein Lernender Zeit und Lust hat, den Auftrag zu übernehmen. Das Gate-Way funktioniert wie ein If Else Statement. Falls der Lernende zusagt, geht er bei Ja weiter, falls nicht bei nein.
if (broFound) {
ja();
} else {
nein();
} |
| Auftrag Fertig? |
In diesem Gate-Way wird überprüft, ob der Auftrag abgeschlossen ist. Das Gate-Way funktioniert wie ein If Else Statement. Falls der Auftrag fertig ist, geht er bei Ja weiter, falls nicht bei nein.
if (done) {
ja();
} else {
nein();
} |
| Finanzen über Abschluss informieren | Dies ist ein Parallel Gate-Way. Hier spaltet sich der Prozessablauf in zwei einzelne Prozesse, die gleichzeitig laufen. |
| Zusammenführung der beiden Paralell laufenden Prozesse | Dies ist ein Parallel Gate-Way. Hier laufen die zwei einzelnen Prozesse wieder zusammen. |
Das Auftragsformular läuft extern auf einer simplen Website, die wir mit SvelteKit erstellt haben. Beim Absenden des Auftrages wird direkt eine POST-Request mit allen Feldern an die Camunda REST API gesendet.
Diese SvelteKit-Website agiert gleichzeitig auch als Backend für den E-Mail-Versand. Mittels einer Camunda-Library können wir hier auf die verschiedenen Topics aus unserem BPMN-Prozess lauschen. Der E-Mail-Versand erfolgt schliesslich über einen externen SMTP-Server.
Ziel: Überprüfen Sie, ob das System korrekt und effektiv Auftragsinformationen über ein Formular entgegennimmt.
Vorbedingungen:
- Der Benutzer hat Zugriff auf die Younique Webseite.
Schritte:
- Öffnen Sie die Webseite
- Füllen Sie alle erforderlichen Felder mit gültigen Daten aus.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "Absenden".
Erwartete Ergebnisse:
- Das Formular enthält alle erforderlichen Felder.
- Das System akzeptiert gültige Eingaben und speichert die Auftragsinformationen korrekt.
- Das System erkennt und behandelt ungültige Eingaben angemessen.
- Die gespeicherten Daten sind korrekt und können später erfolgreich abgerufen werden.
Ziel: Überprüfen, ob ein Auftrag geeignet ist für die Bearbeitung durch Younique.
Vorbedingungen:
- Auftrag wurde eingegeben
- Auftrag wurde abgespeichert
Schritte:
- Durchlesen des Auftrages.
- Überprüfen des Absenders.
- Checken des Datums.
- Bewertung, ob der Auftrag geeignet ist oder nicht.
Erwartete Ergebnisse:
- Falls der Auftrag nicht geeignet ist sollte der Auftrag abgelehnt und ein entsprechendes E-Mail versandt werden.
- Falls der Auftrag geeignet ist, sollte der Auftrag angenommen werden und der nächste Schritt eingeleitet werden.
Die Erfahrungen der letzten 10 Tage mit Camunda waren äusserst lehrreich und haben uns die Möglichkeit geboten, das Modul von Grund auf zu erlernen und erste Schritte in der praktischen Anwendung zu machen. Unser dreiköpfiges Team hat bedeutende Fortschritte gemacht und wertvolle Einblicke in die Geschäftsprozessautomatisierung gewonnen. Die Lernkurve war steil, und wir haben ein solides Verständnis für die Grundlagen von Camunda entwickelt.
Die Zusammenarbeit im Team war entscheidend. Durch den regelmässigen Ideenaustausch und die gemeinsame Arbeit konnten wir voneinander lernen und Herausforderungen gemeinsam bewältigen. Dies stärkte nicht nur die Teamdynamik, sondern förderte auch den Wissensaustausch.
Wir haben während des Projekts Herausforderungen und Fehler gemeinsam identifiziert und erfolgreich behoben. Dies half uns, ein tieferes Verständnis für potenzielle Schwierigkeiten bei der Arbeit mit Camunda zu entwickeln.
Nach den ersten 10 Tagen sind wir von den vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten von Camunda überzeugt. Das Tool hat das Potenzial, komplexe Geschäftsprozesse zu automatisieren und zu optimieren, und wir sehen optimistisch in die Zukunft.
Insgesamt war die Erfahrung mit Camunda äusserst positiv und produktiv. Wir haben nicht nur eine neue Fähigkeit erworben, sondern auch ein solides Fundament gelegt, um Camunda effektiv in zukünftigen Projekten einzusetzen. Dieser Lernprozess hat nicht nur unsere individuellen Fähigkeiten verbessert, sondern auch die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch innerhalb unseres Teams gestärkt. Wir freuen uns darauf, das Gelernte weiter zu vertiefen und in der Praxis umfassender einzusetzen.